问:公司员工开私家车外出办公的现象越来越普遍,所产生的燃油费,过路费,停车费等等,请问大家都是如何处理的?实报实销吗?员工有没有与公司签订租赁协议?租赁费开发票吗?若报销,员工需要交个税吗?
答:企业因工作需要租用个人车辆并支付给员工租金等费用的用车方式,属于租赁,企业发生的租赁费用可凭有效凭证在企业所得税前扣除.企业与个人未签订租赁合同而支付给员工的所得,企业租金费用不允许在企业所得税前列支,员工所得需按"工资薪金所得"计算缴纳个人所得税.
企业与个人签订了租赁合同,按照租赁合同或协议支付的租金,在取得真实合法有效凭证的基础上,允许税前扣除;对在租赁期间发生的汽油费、过路过桥费和停车费,在取得真实合法有效凭证的基础上,允许税前扣除.其他应由个人负担的汽车费用,如车辆保险费、维修费等,不得在企业所得税税前扣除.
巧用私车公用节税（2020版）
私车公用,即员工私人的车辆用于公司经营用途.比较常见的做法是,公司对一定级别以上的人员发放车辆补贴或者是允许其报销车辆使用费用,包括停车费、路桥费、保险费、油费等.
私车公用的税务风险
国税函[2006]245号文规定,因公务用车制度改革而以现金、报销等形式向职工个人支付的收入,均应视为个人取得公务用车补贴收入,按照"工资、薪金所得"项目计征个人所得税.
案例:某企业因向提供"私车公用"的员工发放补贴收入但无代扣代缴个税,被广州市地税局第四稽查局查补个人所得税3万元,并被罚款1.5万元.
案例:深圳市地税局第五稽查局在对某大型装备制造公司实施稽查时,发现该公司存在未按税法规定扣缴员工个人所得税的税务违法问题,遂依法责令该公司补扣缴了少代扣代缴的个人所得税166万元,并处以罚款83万元.其中,采用定额票据报销的方式发放交通补贴（车补）,未并入当月员工工资薪金所得计算缴纳个人所得税,导致少代扣代缴个人所得税86万元.
除上述补缴个人所得税风险外,私车公用发生的相关费用,还可能会认定为与企业的生产经营无关,不能在企业所得税前列支.
私车公用的节税建议
为避免报销费用并入工资计税、相关支出无法税前列支的风险,企业可以与员工个人签订租车协议,在协议中明确汽车相关费用由公司承担,包括汽油费、路桥费、停车费等,对于车辆保险费、车辆购置税等由个人自行承担,此外按月向员工支付一定的租金费用.
该情况下,员工报销费用,不需要计算缴纳个税,相应的支出也可以在企业所得税前列支.具体为:
1.租金支出:由个人凭身份证及租车协议到税务机关申请代开发票,按租赁服务缴纳增值税（3%,只能代开普票,湖北省以外地区2020年3-5月为1%）,按财产租赁所得缴纳个人所得税.部分地区要求只能个人亲自到税局申请代开发票的,企业可以每半年开具一次发票,或者签订无租使用合同,不需要另行开具发票（提示:存在核定风险）.
2.油费:公司可以给员工配备油卡,到指定加油站加油,按月结算取得增值税专用发票抵扣进项
3.路桥费:费用较多的员工,可以开通粤通卡等,按月结算,按规定抵扣进项税额（注意应选择在实际发生通行费用后索取发票,取得征税发票,否则无法抵扣进项）
4. 停车费:凭停车费发票报销.
如按上述方式操作,上述广州稽查案例员工就无需被征收3万元的个税及1.5万元的罚款,深圳稽查案例当中的86万个税及43万罚款也可以避免.
私车公用的节税金额=私车公用报销费用的金额*边际个人所得税税率-私车公用代开发票可能增加的税收金额.
按无租使用或者是租金低于500元代开票不增加税费的情况计算,如适用私车公用的某高管人员的边际税率达到20%,每月报销汽车费用5000元,可以节税5000*20%=1000元.
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